كيف تقود فريق البيم للنجاح

الكاتب محمد عبد العزيز

القيادة والنتائج:
ليس سهلا لقائد فريق البيم أن يصل بفريقه إلى النجاح وتحقيق نتائج العمل القياسي. رزقني الله خلال مراحل حياتي المختلفة العمل مع عدة جنسيات وفى مواقع مسؤولية مختلفة سواء كنت شخصا مبتدئ أو ذو خبرة أو قائد مجموعة عمل في عدة مشاريع وفى عدة دول مختلفة وقد تعلمت من تجاربي أنه لا يوجد طريق واحد للنجاح، ومع ذلك توجد فروقات بين كل شخصية قيادية وأخرى، فتجد القائد المتكلف الذى يرهق فريق عمله بلا داعى، أو القائد المتسيب الذى يهمل أهداف العمل ولا يحقق نتائجه، أو القائد الدمية الذى ينفذ التكاليف الخاصة بمديره بلا وعى وبلا رؤية وكأنه يوصل الكلام من طرف إلى طرف آخر، وهذه بعض النماذج الفاشلة التى يمكن أن تتعامل معها فى حياتك العملية، فى حين يقابلك أيضا نماذج ناجحة من الصعب نسيانها لأنها تترك نتيجة أعمالها المشرفة واضحة للمتخصصين وللعامة كذلك، والصورتان القادمتان يوضحان الفرق بين نتيجة العمل الناجح والعمل الفاشل.

وأنا على قناعة أن نجاح فريق العمل يتأثر أكثر ما يتأثر بقائد فريق العمل ويحضرني هنا المقولة الشهيرة” الناس على دين ملوكهم” وبإسقاطها على قيادة فريق العمل، فإن كان قائد فريق العمل شخصية ناجحة، كان الفريق ناجح واستطاع أن يحقق أهدافه.
لن أسرد مقومات أو صفات شخصية القائد الناجح، ولكن سوف أذكر أكثر الصفات التي جعلتني أحكم على شخصيات بعينها أنها ناجحة، ولك عزيزي القارئ الرجوع إلى العديد والعديد من المراجع والمقروءات فضلا عن الدورات المتاحة في مجال التنمية البشرية والتي تتحدث عن تنمية مهارات القيادة لدى أي إنسان حتى لو كان لا يملك كاريزما قيادية أوأي مهارات قيادية فطرية.
حقائق وواقع:
كيف يقدر ويطيع فريق العمل شخص بدون خبرة جيدة مناسبة لقيادة فريق العمل ولنوع العمل المطلوب، هذا فضلا عن وجوب تميّز خبرته عن خبرة باقي فريق العمل.
أي إنسان يمكن أن يتحول من شخص عادى إلى شخص قائد بالتعلم والتدريب . وتذكروا الحديث “إنما العلم بالتعلم وإنما الحلم بالتحلم”. رواه الطبراني
يوجد دائما طريقتين لزيادة الخبرة: أما الأولى فتتم بالإحتكاك المباشر والدائم بالعمل خلال مراحلة الزمنية، والثانية فتتم عن طريق التعلم و الدراسة (مثل الحصول على دورات تدريبية أو أي دراسات بأي شكل من الاشكال المختلفة)، والطريقة الأولى تحتاج إلى وقت طويل ولكن محصلتها ذات تأثير عميق ودائم والطريقة الثانية سريعة ولكن تحتاج إلى عملية صقل مهارة بالتطبيق العملي، فلا يكفى دورة تدريبية من دون ممارسة عملية وإلا يصبح الأمر مجرد كلام سرعان ما يُنسى ويتبخر.
من مهام قائد الفريق تطوير مهارات وإمكانيات أفراد فريق عمله ومساعدتهم لإتمام أهدافهم المختلفة.
لا يوجد ما يثير الخوف إذا رغب أحد أفراد فريق العمل في تطوير مهاراته، سواء مهارات فنية أو قيادية، لأنه من المفترض أن خبرة قائد الفريق تزيد كل يوم. لذلك لا تكن عقبة في طريق أي من أفراد فريق عملك، وفى النهاية كل مهارة سوف تصل إلى مكانها الطبيعي ،وسوف تُقدّر خبرته إن عاجلا أم آجلا ووقتها أنت فقط ستكون القائد الفاشل الذي لا يحسن تقييم أفراد فريقه.
تقييم أفراد الفريق ليس لأن الله سلط على رقابهم قائدهم، فالقائد الناجح يحسن تقدير وتقييم خبرة ومجال خبرة كل فرد في فريق عمله، لأن الخطوة المتممة لتقييم الأفراد هي وضع كل فرد في المكان الذي يحسن استغلاله فيه لتحقيق الهدف المكلف به.
ليس مطلوبا أن يحبك مع ينتسب إلى فريق عملك، بل المطلوب إحترام متبادل وإطاعة أوامر العمل (ويحضرني كلمة أبو مريم الحنفى لسيدنا عمر بن الخطاب الذى قتل أخوه زيد بن الخطاب: “هل تبخسنى حقى” فقال له عمر بن الخطاب: “لا ولكنى لا أحبك” فقال أبو مريم: “إنما جعل الحب للنساء”)
ليس مطلوب منك كقائد ناجح أن تحضر المناسبات الإجتماعية لأفراد فريق عملك، ولكن المطلوب أن تكون ذو إنسانية في التعامل معهم، أما المشاركات الإجتماعية فهي مسؤولية الشركة، ومع إختلاف مفهوم المشاركات الإجتماعية من مجتمع إلى آخر ومن شركة إلى أخرى نجد إختلافا فى تطبيق المشاركة الإجتماعية، على سبيل المثال تصل المشاركات الإجتماعية في بعض الشركات في اليابان إلى إنشاء بنك لموظفي الشركة وعائلاتهم، وبعض الشركات تكتفى بتنظيم رحلات أو حفلات ترفيهية ، وبعضهم لا شئ بتاتا.
القائد الناجح هو القائد الذي لديه وقت لكل شيء والقائد الغير ناجح هو القائد المشغول دائما، فكونك قائد مشغول بالتفاصيل ليس علامة نجاح وربما تكون علامة فشل، كذلك القائد الغير مشغول الذي حقق أهداف عمله، هو القائد الذى أنهى عمله (أي أنه القائد الناجح)
إسمحوا لى أن أحكى عن تجربة سيئة عايشتها مرتين فى شركتين مختلفتين واحدة فى وطنى والأخرى فى الخارج، كلا من الشركتين كانت شركة كبيرة ذات إسم عريق وكلا منهما كانت تنفذ مشروع من المشاريع العالمية الكبيرة، ولكن فريق العمل غير متعاون كأن كل فرد يعيش فى جزيرته الخاصة، أو أسوء، كانت بها مراكز قوى عرقية، أو دينية، أو عائلية، أو تجمعات تعتمد على العلاقات الخاصة مثل علاقات صداقة خارج نطاق العمل ، والنتيجة شركة فاشلة وفريق عمل فاشل وقائد فاشل ومشروع فاشل فضلا عن نفقات وتكاليف ضائعة فى الهواء، وصل الأمر أنى كنت أسأل كل فرد بشكل منفصل عن أحر تحديث فى فاميلى معينة لمدة ساعتين متواصلتين وكل فرد كان ينكر حصوله عليها، حتى أتى مدير الإدارة ونهر أحدهم وأمره أن يسلمها لى وقد قام بتسليمها لى على الفور، وبعدها عرفت أن هذا اسلوب تعاملهم مع بعضهم. هذا بخلاف أن أهداف العمل لا تمثل لهم أى أهمية بل إنهم يسعون لتحقيق أهدافهم الخاصة. هذا فضلا عن خوضهم للصراعات والمنازعات المعروفة لمراكز القوى، والتى نتيجتها الحتمية تدنى مستوى الجودة، وقلة الإنتاج، وزيادة التكاليف وكثرة المشاكل المختلفة. وأنصحك عزيزى القائد أن تفرق مراكز القوى هذه، ولا تكوِّن فريق عملك من الأساس من النوعيات السابق ذكرها، لأنك سوف تكون أضعف عضو فى فريق عملك. لا تجمع فريق عملك معتمدا على عوامل الفشل ثم تنتظر النجاح، ففارق كبير بين أن يحتوى فريق العمل على أفراد تجمعهم علاقات صداقة عمل، وأفراد تجمعهم علاقات خاصة، فالأولى من عوامل التعاون والنجاح، والأخرى من عوامل الفشل.
شركة بدون ساعة راحة على الأقل فى منتصف ساعات العمل هى شركة تهدر وقتها بلا طائل، فبدون وقت الراحة فى منتصف اليوم سيقل كمية الإنتاج فى النصف الثانى من وقت العمل بسبب الإرهاق والملل، وسيزيد الوقت المهدور فى المحادثات الجانبية بين الموظفين والتى دائما يجدون لها مبرر (بنعمل Coordination). ويفضل تقسيم وقت الراحة على أكثر من فترة على أن تكون فترات محددة بشكل مفصل (متى يبدأ وقت الراحة وكم من الوقت كل مرة)
قيادة فريق البيم:
أنت قائد فريق عمل بيم. إذا أنت مقاتل من نوع خاص. فأنت تحمل فى مخيلتك التصور النهائي للنموذج ومطلوب منك أن تحقق ذلك التصور وتتأكد من كمال كل فروعه وتفاصيله ومستنداته. ولكى تنجح يجب أن ينجح كل فريق عملك، ولكى ينجحوا وجب عليك مساندتهم ودعمهم بالآتى:
التواصل الجيد لتبادل البيانات والمعلومات – سواء المسجلة بالنموذج أو غير المسجلة بالنموذج – هو حجر الزاوية ومحرك الاحداث ومتنبئ المشاكل المستقبلية لفريق العمل، لذلك وجب توفر وسائل إتصال مناسبة بين الفريق الواحد فمثلا يمكن تجميع الفريق فى مكان عمل واحد يكون مرْكز عملهم، أو توفير أجهزة ديكتافون أو اجهزة وخطوط جوالات محمولة مثلا، أو توفير برامج تواصل فيما بينهم مثل برنامج Lync او Skype أو أى بدائل مناسبة للتواصل «السريع واللحظى والمباشر» بين فريق العمل، لأن التواصل عن طريق البريد الإلكترونى لم يعد كافيا وغير عملى وبالأخص داخل موقع العمل.
وجب عليك بناء قاعدة بيانات أو مكتبة إلكتروتية للبيانات والمعلومات الخاصة بالمشروع (الفاميليز، مواصفات المواد، البلوكات، التفاصيل، مصادر جلب الفاميليز، عناوين مواقع الإنترنت المفيدة للعمل … وغيره الكثير)، وقد أصبح الإستعانة بمواقع الإنترنت المختلفة ضرورة لأن التطور المتلاحق والمتطرد فى مجالنا يلزمنا أن نكون على تواصل بعالمنا الخاص على الإنترنت، وحرمان فريق العمل من الوصول إلى الإنترنت لم يعد منطقي أو عملي، وبديل توافر إتصال أفراد فريق العمل بالانترنت هو وجود مكتبة متكاملة مفهرسة تحتوى على كل ما يحتاجه الفريق حيث يستغنون بها عن حاجتهم للولوج الى شبكة الانترنت، وكذلك وجود فريق دعم فنى دائم معهم، بخلاف ذلك فأنت أيها المسؤول تتعب فرسانك وتتطلب منهم القتال بدون سلاح.
عمل إجتماعات تبادل الخبرات فى كيفية مواجهة المشاكل وطرق حلها وإيضاح كيفية إختزال الوقت وتوفيره أثناء العمل والتعرف على أدوات العمل والبرامج المساعدة التى تزيد الإنتاج وتوفر الوقت والمجهود.
عمل جدول زمنى لكل مرحلة من مراحل تطور العمل وتوزيع الأفراد – كل فى تخصصه – على تلك الاعمال ومتابعة تطور الجدول الزمنى وتحديثه بشكل منتظم.
عمل جدول متابعة لتطوير إمكانيات فريق العمل ومدى إحتاجهم للتدريبات داخل الشركة أو خارجها، للوصول بخبراتهم للمستوى المناسب لمتطلبات العمل. يستطيع قائد فريق العمل التصرف بحكمة وإحتراف فى ذلك، على سبيل المثال، لو احتوى فريق عملك على فرد لديه القدرة على الشرح والإيضاح، وتوصيل المعلومات لغيره، والإجابة على تساؤلاتهم، لم لا يكون ذلك الفرد هو من يتلقى التدريبات الخارجية (مركز تدريب متخصص) ليقوم بعد إنتهاء التدريب بعمل تدريب داخلى (داخل شركته أو مؤسسته) لباقى أفراد فريق العمل. وبذلك يتم توفير تكاليف كثيرة من تكاليف التدريب، وقد شاهدت تجارب مماثلة ناجحة أكثر من مرة.
توفير أدوات العمل المختلفة للنموذج ( فاميليز، ملفات التمبليت، الإعدادات الخاصة لكل تخصص، والعامة للنموذج ككل، البرامج الإضافية المساعدة، … وغيرها)
توفير المستندات المختلفة للدورة المستندية الخاصة بالنموذج وللمشروع والعمل على تطويرها بهدف سهولة التعامل معها سواء كانت تلك المستندات داخل النموذج (كما الحال مع برنامج ريفت) أو منفصلة. كما أنصحك عزيزى القارئ إذا كانت مستنداتك تقرأ باراميتار من الفاميليز أو تتطلب الربط بين البرامح المختلفة أن تتأكد من عدم إحتوائها على أى أخطاء، وتذكر أن آخر مراحل مراقبة الجودة فى أى منتج أن تجرب تشغيله وعمله، وقياس وتقيم نتيجته.
يسعى كل Modeler إلى تنمية مهاراته فى إحتراف تغيير إعدادات النموذج المختلفة وعمل الفاميليز بطريقة إحترافية، وغيره من المهارات المختلفة، كل ذلك أمر جيد إلا أن إستخدام ذلك فى النموذج الرئيسي خطر ويؤدى إلى مشاكل عديدة تظهر فى مراحل الربط بين النماذج أو فى مرحلة حصر الكميات وغيره من مراحل العمل المتقدمة ويجب عليك منع ذلك بتحديد من له صلاحية فى التعديل والإنشاء للفاميليز والأدوات والإعدادات المختلفة، مثال بسيط يؤثر فى الفاميلى وكذلك فى النموذج إذا بدأت تنشئ فاميلى بنظام قياس وحدات مترية أو بريطانية مخالف لنظام قياس وحدات النموذج أو أن تربط بين نموذجين أحدهما نظام قياسة مترى والآخر بريطاني. كذلك يجب أن تكون الفاميليز مسجلة داخل النموذج فى قوائم خاصة بشكل رسمى ويمنع أى شخص من التعديل عليها.
أنت عزيزى قائد فريق العمل المسؤول الأول والأخير عن صيانة وسلامة النموذج ومحتوياته، فيجب أن تتبع بروتوكول مناسب من بروتوكالات البيم المعروفة فى صيانة النماذج وعمل الفاميليز واللإعدادات المختلفة، لتجنب ظهور الأخطاء والمشاكل داخل النموذج فى مراحلة المختلفة، أو حتى تلفه وإنهياره، وكذلك تدريب المختصين لدى فريق عملك بصيانة النموذج أو عمل الفاميليز على ذلك.
حاول – وهذا أصعب عمل – أن تدون خطوات العمل لكل مهمة بشكل متسلسل وواضح (فى كتيب أو كتيبات متخصصة) لأفراد فريق عملك، وكأنك تجهز بروتوكول أوManual أو Handbook خاص لمشروعك ولشركتك. مثلا خطوات عمل فاميلى Host لوحدة إضاءة.
يجب أن تعطيك الشركة أدوات ما لتحفيز ومكافئة فريق عملك. ويجب عليك أن تدير تلك الأدوات بحكمة وإنصاف، وأن تميز بين وسائل التحفيز ووسائل المكافئة. وتعلم كيف تصطاد إنجازات فريق عملك وأن تثني عليها. كذلك أربط بين المكافئات وبين تحقيق النتائج القياسية.
وصفة سحرية لتقليل التعارضات بين الأنظمة المختلفة فى النموذج (كهرباء، تكييف …الخ) بأن تربط النجاح وتحقق الأهداف بفهم متطلبات باقى الأنظمة الاخرى، وربط الإخفاق والتقصير بتخطى حدود الوقت الطبيعى لإنجاز مهام العمل، أو وجود أخطاء فى نتيجة عمله فى تخصصه الأساسى. وأقصد بكلامى مدح فرد فريق العمل إذا لم يتجاهل الأنظمة الموجودة حول نظامه (Discipline) الذي يعمل عليه فى مكان ما.
هناك أمران لك يا قائد فريق العمل أن تعلن لهما الحرب الضروس التى لا هوادة فيهما وهما إمكانيات أجهزة الكمبيوتر، وإستقرار نظام الوندوز وبرامج البيم التى تستخدمها، وصدقنى أنت الفائز والبطل فيها دائما، وأنت المخلص المحافظ على مصلحة الشركة وعلى وقتها، بشرط أن يكون موقفك هذا حقيقى ومشاكل الهاردوير والسوفتوير مشاكل حقيقية وتعيق عملك، والأفضل أن يحتوى كلامك وموقفك على حلول متكاملة وبدائل، أو أمثلة من تجارب شركات أخرى فى مشاريع مختلفة.
مع أن حفظ نسخة إحتياطية من كافة أعمال فريق العمل بما فيها الموديل هى مسؤولية مباشرة وملزمة لإدارة نظم المعلومات (I.T. Department) إلا أنه من الأمان أن تحتفظ بنسخة منفصلة عن النموذج المركزى (Detach from Central ) لكل نموذج كل فترة، بشكل منتظم، وآمن (وليكون مثلا مع كل أصدار جديد (Reversion))، حتى يسهل العودة إليها عند حاجة فريق العمل لذلك.
يجب أن تبتدع نظام مراقبة جودة داخلى لفريق عملك إذا لم يكن للشركة أو للمشروع نظام مراقبة جودة لأن هذا النظام يحفظ الوقت المهدور فى التعديلات سواء الهامة أو البسيطة.
احتفظ دائما بجدول يحتوى أسماء فريق العمل مع المعلومات الهامة التى تساعدك فى حفط بيانتهم، لتقييمهم وسرعة إتخاذ القرارات، وإليك مثال كما فى الصورة.

وبعد …
هذه الكلمات أرجو أن تعتبرها أيها القارئ العزيز مجرد نصائح غير مرتبة مِن مَن جرب من قبل، ولك أن ترفض بعضها أو أن تضيف إليها، أقصد بها أن أقول: عندما تبدأ عمل يجب أن تخطط له آخذا فى إعتبارك إمكانيات شركتك، وأفراد فريق العمل، والأجهزة المستخدمة، والأدوات المساعدة، واضعا أمام عينيك الأهداف المطلوبة منك، وقد ذكرت لك بعض الأمثلة الواقعية على ذلك.

ملخص المقال:
القيادة والنتائج: (العلاقة بين طبيعة القيادة وتحقيق الأهداف)
حقائق ووقائع: ( قواعد وأحداث واقعية)
قيادة فريق البيم: (ونصائح متفرقة)
وبعد…